従業員教育③「伝達力Ⅰ」

皆さん、こんにちは。

キュー・アンド・シーの松岡です。

従業員教育第3回目の今回は「伝達力Ⅰ」です。

皆さんは物事を相手に伝えるとき、どのようなことに気を付けていますか？

自分ではちゃんと伝えているつもりでも、実は相手からしたら全然伝わっていなかった、、、

なんてこと良くありますよね。

また、根本的に頭の中で情報が整理できず、散らばったパズルのピースを手あたり次第はめ込んでできたような、無理矢理な文章で伝えたりしていませんか？

今回の表題にもなっているこれら「伝達力」というのは非常に難しい技術です。

しかし、少しの工夫と意識を加えるだけで実は「伝達力」のレベルが上がります。

今回は教育指導における「伝達力」にクローズアップをしてお話をいたします。

(2回に分けて投稿致します。)

言葉選び

教える側は「言葉選び」が非常に重要になっていきます。

例として、説明の際、専門用語や横文字をふんだんに使うとどうでしょう。

人によっては全く伝わらない可能性があります。伝わったとしても普段使わない用語には間違いないので、勘違いが起きやすいです。

特に、新入社員は業務など覚えることが多く、頭がパンク寸前なところにそういった単語を多く使って説明すると、右から左へと聞き流してしまうことでしょう。

もし、どうしても専門的な用語を使わなければならない時は、相手に「〇〇って知っている？」や「〇〇は聞いたことある？」などの質問を投げかけ、話す内容や程度（レベル）を図れるように「クッション・クエスチョン」を置きましょう。

※「クッション・クエスチョン」は個人的な呼び方で、専門用語ではありません。

こういった工夫を行うことで、円滑な伝達ができ、また相手の知識力を推し量ることもできます。

従業員教育第2回の「話し方」でもお話した、「情報を得る」にもつながる方法です。

何か物事を説明する際に、熱中になりすぎて、聞き手が置いてけぼりになるような文章なっていませんか？

その原因は、文章一つ一つが長すぎて、まとまりのないものになっているからです。

「これは、～なので、～だから、〇〇になって～〇〇になります」の様な中身ですと、何が大事なのかがわからず、拾ってほしい情報を拾えなくなってしまう可能性があります。

また、言葉にテンポがなくなり、聞き手側から見る説明者の体裁としても良いものとは言えません。

なので、しっかりと「。(句点)」で区切って、聞き手が受け取りやすい文章にしましょう。

句点で句切ることにより、リズムや間ができ、歯切れのよい伝達が可能です。

例えば「この部屋には〇〇があり、△△に使われます。」「△△は次の□□の工程で使われます」

のようにストーリーを順序立てて「。」で区切ることを意識してください。

「一つの文章（句点までに）、新規情報は多くても2個にする」

これを意識してみてください。

分かりやすい説明ですと、聞き手側の理解も深まり、わからないところがあれば質問が出てきやすくなるなど利点が多くなります。

慣れるまで大変ですが、是非とも行ってみてください。