皆様こんにちは。エア・ウォーター・ラボアンドフーズ株式会社の丹羽と申します。
良く間違われますが「ニワ」ではなく「タンバ」と申します。よろしくお願い致します。
私は「トータルサポートグループ」のメンバーとして業務にあたっております。
どういった業務内容かと申し上げますと、各種食品安全規格のコンサルティング、食品工場や飲食店の衛生指導、各種衛生資材の販売、施設設備の提案などを行っております。
最近は省エネ対策、太陽光発電のご提案なども実施しておりますので、是非お気軽にご相談下さい。
さて、今回お話しさせて頂くのは「監査」についてです。
私は先日、弊社無料セミナーで「内部監査」の話をさせて頂きました。
「内部監査」に関しては取引先からも実施を要求されることが多くなっています。衛生管理計画表を利用したり、自治体認証の基準を利用したりして、何でもよいのでチェックリストを作成し、実施されると良いでしょう。まずは、やってみることが大事です。
「監査」とは内部監査のほかに、「第2者監査」と「第3者監査」があります。
前者は監査を受ける側と監査をする側において商取引がある場合になり、後者は商取引がない場合になり、自治体認証やISO22000の審査などはこちらに含まれます。
先日私は、この「第3者監査」にオブサーバーで立ち会いました。
監査を行っている方はベテランの方で、現場確認及び書類の確認などもスムーズに実施していました。ただ、実は、この時、書類の不備などがあり、当日に提供するという事態にも関わらず、円滑に審査を進められたのでした。私も「第3者監査」として、JFS-B規格の監査や北海道HACCPという自治体HACCP認証の現地評価をさせていただく身なのですが、まだまだ勉強すべき点が多いなと感じました。
監査を受ける側が慣れていない場合、「変更したHACCP資料を、当日に提供する」「資料を準備していない」などのトラブルが発生する場合があります。
監査員は監査前にフローダイヤグラムやハザード分析などHACCP資料を確認し、資料に従い現場の確認や質問をしますので、その資料が急に変わると監査員は監査計画通り進めなくなり、下手をすると、文書管理で「不適合」と評価される可能性も考えられます。
そのため、監査を受ける組織は、正確な情報を事前に監査会社にお送りすることを徹底されると良いです。
そして、監査員は、監査中に様々な質問をするわけですが、それに対して、口頭で答えるだけで監査が終わるわけではありません。その証拠も示す必要があります。
ここでの証拠とは、種々の記録や規格書、手順などの文書・データ関連です。
監査を受ける側は聞かれた際にすぐ返答し、見せることのできるよう、上記の資料を、事前に準備し、可能ならば手元で見せることのできるようにしておくと良いでしょう。
今回は監査を実施する側からのお話をさせて頂きましたが、皆様は、監査を受ける側として、監査はさっさと終了してほしいものですよね。スムーズに終わらせるためにも、準備・段取りをしていただくと良いですよ、という内容でした。
もし、監査のことで、お悩みや疑問などがございましたら、なんでも構いませんのでまずは弊社にご相談いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
キュー・アンド・シー事業部 丹羽
